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Agenda médica: 7 dicas para organizar a sua

Médico trabalhando no consultório na clínica, escrevendo com caneta no caderno, segurando e usando tablet digital, verificando a agenda médica de consultas

A agenda médica é a ferramenta chave na hora de gerenciar os atendimentos da sua clínica ou consultório, nela você terá acesso a todas as suas consultas realizadas e também o seu tempo médio de um paciente para outro, quais são os seus horários mais cheios e como você pode gerenciar.

Otimizar a sua agenda médica pode ser desafiador ao iniciar sua prática clínica, isso porque a ausência desse recurso implica não ter o controle mais estratégico dos dados dos seus pacientes.

Para te ajudar a não passar por imprevistos causados por não ter uma agenda médica inteligente, hoje elaboramos esse conteúdo exclusivo sobre a organização dela.

Por que é importante ter uma agenda médica? 

Além da perspectiva da organização, ter uma agenda médica também pode te ajudar a ter ainda mais lucro por meio da gestão dos seus atendimentos. Isso porque, com essas informações, é possível diagnosticar problemas como pacientes faltantes ou horários muito vazios em comparação a outros, o que ajuda na elaboração de táticas para captar mais pacientes ou até mesmo trabalhar na conexão com os seus pacientes já atuais.

Por consequência disso, a produtividade anda lado a lado com a otimização, pois tendo acesso a agenda médica e ao horário que você atende a cada paciente, por exemplo, você pode aperfeiçoar mais ainda as suas consultas e realizá-las com mais qualidade.

7 dicas para organizar a sua agenda médica

Considere sua rotina

Ao traçar a sua organização é imprescindível que você leve em conta como o seu cotidiano se desempenha, quais dias da semana você tem mais ou menos disponibilidade de atendimento, e como você pode sempre deixar documentado os seus agendamentos ainda que esteja sem tempo. 

Nesse aspecto, uma dica infalível para conseguir fazer isso é calcular em média o tempo de atendimento entre uma consulta e outra, principalmente se você trabalha em diferentes clínicas, consultórios ou hospitais; a pontualidade faz a diferença e vai evitar transtornos como pacientes que, de alguma forma, não se sentem confortáveis em remarcar agendamentos com você por conta da demora de atendimento.

Defina metas diárias

Ter metas diárias reflete tanto no seu rendimento, como também na gestão de como o seu consultório recebe pacientes. Esse método de organização estipula até quantos atendimentos você consegue atender com excelência e é decisivo no momento de analisar quais táticas de fidelização ou prospecção de pacientes você precisa rever, por exemplo, caso você esteja com horários muito vazios em certos dias da semana.

Saiba o tempo médio dos atendimentos

Calcular o tempo entre o atendimento e outro vai te ajudar a ter uma fila de espera otimizada, possibilitando mais encaixes e automaticamente mais lucros. Além disso, é preciso também separar os tipos de atendimentos e personalizá-los de acordo com as necessidades do seu paciente, por exemplo, uma primeira consulta geralmente é mais demorada devido ao mapeamento inicial das necessidades dele.

Gerenciar o tempo irá influenciar tanto no andamento da sua rotina, como também na humanização a cada atendimento. 

Intercale os tipos de atendimento

Como já citamos anteriormente, há uma diferença entre os tipos de atendimento, e consequentemente uma disparidade do tempo entre um e outro por conta disso.

Uma dica para tornar as suas consultas mais rápidas e a espera menos cansativa para os seus pacientes é de intercalar o tipo de atendimento, isto é, alternando uma consulta longa com uma consulta mais curta.

Vale ressaltar que levando em consideração a satisfação dos pacientes na espera, assim como na lucratividade do consultório, não é recomendado o agendamento de muitas consultas longas em apenas um mês; isso torna não só a rotina do profissional de saúde cansativa, mas gera um risco de que os pacientes afetados pela demora não tornem a agendar consultas de novo. 

Lembre seus pacientes dos horários marcados

Uma ferramenta muito importante nessa jornada é o lembrete de consultas, isso porque o atraso dos seus pacientes também é um fator agravante do andamento dos seus atendimentos e pode afetar em toda a sua agenda.

Hoje já existem ferramentas tecnológicas que emitem mensagens de disparo e que podem lembrar os seus pacientes do horário marcado da consulta, isso evita grande escala de atrasos ou faltas, o que é imensamente vantajoso.

Seja pontual

A pontualidade será a sua maior aliada ao organizar a sua agenda médica, isso porque é comum que dentro das suas consultas existam atrasos dos pacientes, e caso você trabalhe em mais de uma clínica, chegar com antecedência nos seus atendimentos iniciais irá facilitar com que o andamento dos próximos seja otimizado. Essa é uma das dicas principais para não só a sua agenda médica ficar organizada, mas para que os seus atendimentos sejam mais efetivos.

Utilize a tecnologia a seu favor

Ter o apoio de plataformas que façam a gestão da sua agenda com certeza será um diferencial para tornar a rotina do seu dia mais produtiva, assim como facilitar diversos outros processos corriqueiros do seu dia a dia que influenciam diretamente na sua fidelização de pacientes. 

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